La comunicación es una de las áreas críticas de éxito en un proyecto y debe ser tomada siempre con una visión integradora de la información que todo proyecto debe tener. La información es sinónimo de comunicación y la comunicación se transmite a través de la gestión.
A los efectos que el proyecto pueda lograr una comunicación integrada, se debe definir un sistema de gestión que comprenda toda la información necesaria que se quiere comunicar durante el ciclo de vida del proyecto.
El sistema de gestión de la información debe recopilar e integrar la información correcta de todas las áreas del proyecto a los efectos que el equipo pueda tomar decisiones adecuadas y gestionar el proyecto dando veracidad en la comunicación. Para que dicho sistema sea eficiente, debe estar conformado por tres variables críticas de éxito: Información medible, información no medible e información integrada.
• La información medible representa a todos los indicadores definidos en el proyecto con sus correspondientes metas de cumplimiento.
• La información no medible corresponde a toda información que no pueda ser medida y que desee ser comunicada.
• La información integrada agrupa la información medible y no medible del proyecto en función de la estrategia definida y brinda un marco integrador en función de lo que se desee analizar y comunicar.
Por otra parte, para obtener un sistema de gestión de la información, se deben definir las etapas necesarias para su construcción, pudiendo variar en función del contexto de cada proyecto. Como marco referencial, las posibles etapas pueden ser:
> Analizar y entender el orden de magnitud del proyecto en el inicio.
> Planificar el proyecto según la estrategia definida, tradicional, ágil o híbrida, e identificar la información relevante a contemplar en su sistema de información.
> Definir las variables críticas de éxito según la información medible, no medible e integrada identificada en la planificación del proyecto.
> Elaborar el sistema de información del proyecto, contemplando la información que se desee analizar y comunicar.
La comunicación en un proyecto debe estar basada en un sistema de gestión de la información que permita comunicar con bases sólidas a todos los stakeholders participantes y así gestionar sus expectativas. De esta forma, el equipo podrá gestionar el proyecto basándose en la comunicación como visión integradora.