En la actualidad, las organizaciones se encuentran ante un desafío de transformación cultural y tecnológica que hace necesario generar nuevos modelos de gestión para el logro de sus beneficios.
Todos los cambios que las organizaciones determinen abordar deben ser parte de su estrategia corporativa y deben estar gestionados bajo un governance ágil basado en la práctica de Project Management, herramienta fundamental para el logro de los beneficios organizacionales mediante la interpretación de la estrategia y el cumplimiento de los objetivos de los proyectos. Para tal fin, es clave la gestión basada en equipos de proyecto de alto rendimiento.
Los equipos de proyecto de alto rendimiento son sólidos desde su accionar, construyen un sentido de identidad dentro del proyecto y de la organización y tienen objetivos realistas; están directamente relacionados con el o los marcos de trabajo y la gestión que apliquen, siendo indispensables para el éxito de cada proyecto que se desarrolle en la organización. Para que esto suceda, un equipo de proyecto debe:
1) incorporar profesionales con conocimientos basados en tres ejes: management, liderazgo y aptitud técnica.
• El management consiste en lograr que los profesionales realicen las actividades necesarias con su correspondiente evaluación, en tanto que el liderazgo consigue que los profesionales quieran realizar las actividades que les corresponden asumiendo un alto compromiso en sus resultados; en un equipo de proyecto debe existir un equilibrio entre management y liderazgo.
• La aptitud técnica está directamente relacionada con las habilidades del puesto para poder realizar las tareas operativas definidas a los efectos de poder aplicar el o los marcos de trabajo correspondientes.
2) contemplar tres atributos indispensables: profesionales dinámicos, responsabilidad profesional y funcionamiento circular.
• Los profesionales dinámicos llevan al proyecto hacia la agilidad conceptual marcando el ritmo y la eliminación del desperdicio (actividades que no agregan valor); se caracterizan por ser proactivos, tener alta motivación, concentración y confianza, y las competencias adecuadas a los efectos de poder cumplir con las responsabilidades asignadas en función de su rol.
• La responsabilidad profesional hace referencia directa a la ética y los valores y su expresión a través de la comunicación del profesional con todo el ecosistema. En este proceso, cada profesional promulga sus valores, los de la organización y su conocimiento en la práctica del Project Management. Este atributo permite además que todos los miembros del equipo de proyecto logren un relacionamiento social eficiente y diferente, poniendo en práctica la responsabilidad con la profesión y con la organización y principios de conducta tales como la honestidad, la sinceridad y la seriedad en sus acciones, el cumplimiento de la palabra y la solidaridad.
Determinar la fecha de finalización del proyecto o de una actividad en forma concreta y que se pueda cumplir es parte de la responsabilidad del profesional y la del equipo, como así también dar aviso, con el fundamento correspondiente, si no se puede llegar a una fecha cuando la misma se le es exigida o impuesta.
• El funcionamiento circular permite el correcto desempeño del equipo y su alto rendimiento; asegura que los vínculos que se establezcan sean eficaces y puedan solucionar los conflictos que surjan de manera tal que den lugar a una tarea colaborativa y continua. Este atributo contempla cuatro variables críticas de éxito: estrategia, personalidad, cohesión y comunicación:
- La estrategia establece el modo en que el equipo de proyecto se agrupa y funciona. Se transmite por medio de la estructura y está alineada a la estrategia del proyecto; se basa en equipos autoorganizados y autodirigidos implicando que tanto éstos como los profesionales que los integran tomen decisiones, se permitan el error y posterior aprendizaje.
- La personalidad le permite al equipo afrontar las actividades planificadas y la resolución de los problemas con decisión y seguridad; los equipos con personalidad son los que traccionan los cambios y los que están orientados hacia el cumplimiento de objetivos.
- La cohesión consolida el equipo de proyecto logrando un funcionamiento preciso mediante la circulación continua de sus acciones.
- La comunicación integra la estrategia, la personalidad y la cohesión a través del management y del liderazgo; es una de las áreas críticas de éxito en un proyecto y debe ser tomada siempre con una visión integradora de la información que todo equipo de proyecto debe tener. La mejor información es aquella que se comunica con fundamento y solidez y la que aumenta la colaboración.
Esta última variable es determinante para lograr equipos de alto rendimiento; a mayor cantidad de profesionales, mayor es la comunicación y por ende mayor la complejidad en el relacionamiento y la colaboración. Para conocer el número de canales de relación que existe en un equipo de proyecto, y así poder determinar el nivel de complejidad, existe una fórmula matemática que es (n*(n-1))/2 en donde “n” es el número de participantes en el equipo o en el entorno a relacionarse. Es decir que si existen 10 profesionales en el equipo, la cantidad de canales existentes sería (10 * (10-1)) /2 = 45 canales de comunicación. Cuando se suma un integrante no se agrega un canal más de comunicación. Siguiendo el ejemplo anterior, si ahora tenemos 11 profesionales en el equipo de trabajo, los canales existentes serían (11 * (11-1))/2 = 55, de manera tal que al agregar un profesional se incrementaron 10 canales de comunicación.
A través de este conjunto de ejes y atributos, un equipo logra mayor cohesión y mayor eficiencia; obtiene identidad, solidez y gestión sabiendo qué hacer en cada instancia del proyecto, solucionando los conflictos que puedan producirse; esto le permite a la organización desarrollarse, generar una cultura profesional y dinámica como así también generar conformidad y empatía entre sus profesionales, minimizando la tasa de rotación.
Desde una perspectiva más amplia, si el equipo de proyecto se encuentra constituido con los ejes y atributos adecuados, agregará valor mediante el funcionamiento de alto rendimiento que impactará positivamente en la organización y, sobre todo, la llevará a alcanzar sus beneficios mediante el cumplimiento de los objetivos de sus proyectos.
El presente artículo fue escrito por nuestro CEO y publicado por Estrategas en su sitio web. A continuación se encuentra el link con la publicación original del artículo.